Специалисты, отвечающие за проведение торгов, готовят их еще до начала процедуры. Для этого необходимо знать нормативную базу, регламентирующую проведение закупок, быть в курсе требований, предъявляемых к участникам. С этой целью планируется график закупки, ее финансовое обеспечение, готовится закупочная документация по 44 ФЗ, объявляют торги, прописывают сроки и условия подачи заявок, их отзыва или внесения изменений. В законных актах есть информация о содержании конкурсной документации, правилах вскрытия конвертов, объявления победившего и заключения контракта.
Участники тендеров предоставляют стандартный пакет, но при необходимости после запроса заказчика готовят дополнительные документы, что не является нарушением.
Требования в закупочной документации
Пакет документов, который необходимо оформить перед проведением закупок, довольно объемный. Форма и состав зависят от того, каким способом осуществляется закупка и определяется победитель. Оформление закупочной документации должно соответствовать единым требованиям:
- Содержать сведения о заказчике (адрес, электронная почта, контакты, ФИО контрактного управляющего и другие).
- Прописывать права заказчика и обязанности.
- Устанавливать порядок подачи и отзыва заявок, их рассмотрения, оценки и объявления победителя.
- Описывать объект закупки, ее код, вариант определения исполнителя.
- Указывать адрес площадки в интернете.
- Предоставлять проектную документацию при необходимости.
Сроки хранения закупочной документации
После торгов и подписания контракта документы хранятся (согласно 44 ФЗ) не менее 6 лет. В течение этого срока уничтожать документацию нельзя. Норма касается актов, сформированных на ЕИС и содержащих сведения об определении минимальной начальной цены, максимальной стоимости контракта и других данных. Хранят как в бумажной, так и цифровой формах. По истечении шести лет документы продолжают хранить либо уничтожают. Следует учесть, что положения о тендерных комиссиях, контракты и отчеты по ним хранятся на постоянной основе, а реестры закупок без заключения государственного контракта – до ликвидации организации.
Для заказчиков по 223 ФЗ определен срок хранения протоколов, извещений, других документов – 3 года (минимум).
Состав закупочной документации
Пакет документов о планируемом тендере должен содержать:
- Извещение о закупке — с указанием способа определения исполнителя, координат заказчика, краткого описания контракта, его стоимости и др. Заказчик размещает его в ЕИС.
- Общие документы — описывают права обеих сторон, требования к содержанию и форме заявки, сведения о вариантах ее рассмотрения, отзыва, сопоставления, этапах заключения контракта.
- Инструкции для участников тендера — содержат правила заполнения рабочих форм, заявки.
- Информационная карта – общая таблица с данными о торгах.
- Техзадание – содержит основные требования к услугам или товарам.
- Обоснование стоимости – схема расчета НМЦК.
- Образцы и шаблоны – часть документации, упрощающей составление закупочной документации.
- Контракт (проект).
- Дополнительные материалы – графики, фотографии, разрешения.
223 ФЗ: заказчик, исполнитель, необходимая документация
Если по 44 ФЗ закупки могут организовывать федеральные и муниципальные учреждения, то 223 ФЗ регламентирует тендеры госкомпаний с государственной долей более 50%, естественных монополий, муниципалов, торгующих за счет грандов или средств субподряда, организаций, относящихся к водоснабжению и энергетике. Поставщиком по 223 ФЗ могут стать юридические или физические лица, самозанятые, ИП.
Закупочная документация по 223 ФЗ должна включать требования к качеству и характеристикам товара, информацию о месте, сроках поставки, форме оплаты, порядке формирования стоимости, дате старта и завершения подачи заявок, начальной максимальной цене. В пакет входят требования к участникам, разъяснения положений, критерии и порядок оценки.
После того как контракт будет заключен, заказчик должен разместить на торговой площадке договоры о сделке.
Документы для поставщика: что необходимо для торгов
Подготовка закупочной документации касается и поставщика. Пакет для участника торгов должен включать:
- Заявку на участие – оформляется по образцу.
- Документ, подтверждающий полномочия – доверенность, решение комиссии (протокол), Устав организации.
- Выписка из ЕГРЮЛ или ее копия, заверенная не позже 6 месяцев.
- Учредительные документы (копии).
- Банковская гарантия (сертификат).
- Декларация за предыдущий год.
- Коммерческое предложение.
- Документы о соответствии исполнителя требованиям, заявленным заказчиком.
- Проекты, эскизы (в тендерах, связанных со строительством).
Дополнительные документы необходимы, если к исполнителю предъявляют особенные требования. Их не включают в заявку, но загружают в специальный реестр, чтобы заказчик смог увидеть и рассмотреть. При отсутствии требующихся документов платформа возвращает заявку уже в момент ее подачи.
Обучение управлению процессом закупок
Организация торгов и формирование закупочной документации строго регламентированы. Чтобы не допустить ошибок, менеджеры по тендерам должны хорошо ориентироваться в положениях нормативных документов и действовать строго по закону. При недостатке знаний или необходимости получить специальность в сфере закупок, пользуются предложениями образовательных центров, где дистанционно можно изучить курс Грамотное управление закупками без штрафов и стрессов, в содержание которого входят такие темы, как «Способы закупок и их планирование», «Нормативная база», «Организация работы отдела по тендерам» и другие.