Большинство пользователей табличного редактора Эксель использует компьютерное приложение для формирования отчетности, ее редактирования и всевозможной обработки. Базы данных – сокращенно БД – позволит структурировать цифровые сведения еще более эффективно. Это одна из продвинутых возможностей Экселя, делающая программу поистине универсальной.
Функции баз данных в Эксель
Чтобы анализировать или обрабатывать цифровую информацию, занесенную в БД, Эксель содержит специальные функции. Обобщенно их называют «БД функция». Каждая из них предполагает применение трех параметров:
- Поле. Эта составляющая определяет столбик, который используется экселевской функцией. Поле может задаваться текстовым содержимым, помещенным в кавычки.
- Аргумент (или критерий). Это табличный промежуток, содержащий то или иное условие.
- База данных. Это непосредственный табличный интервал, который лежит в основе любой БД. Другими словами, — это данные, оформленные в виде перечня.
Каждая из указанных составляющих отсылается на тот или иной табличный интервал.
К распространенным функциям БД в Эксел относятся «ДСРЗНАЧ», «БДПРОИЗВЕД», «ДМИН» и «ДМАКС», «БИЗВЛЕЧЬ» и т. д.
Как обрабатывать информацию в БД
Работа с базами данных в Экселе может осуществляться значительно проще, если пользователь воспользуется специальными формами. Они пригодятся для обработки информации, ее корректировки. Когда пользователь активирует команду «Форма», Эксель автоматически формирует окошечко с формами.
При любой корректировке данных, выведенных в окошечке, будет меняться и само содержание табличных ячеек. Однако для успешного использования формы необходимо соблюсти важное условие – задать столбикам названия. Эти имена и будут названиями полей в форме.
Также база данных в Экселе может легко прокручиваться. Для этого зажимается соответствующий ползунок либо двигается колесико мышки.
Для обработки цифровых сведений в БД также можно использовать клавиши «Добавить», «Вернуть», «Назад», «Удалить» и т. д. Каждая команда выполняет соответствующее действие в БД.
Как в Экселе сделать базу данных
Формирование БД особенно важно при работе с закупками, с клиентами, с товарным ассортиментом. Поэтому стоит разобраться, как происходит создание базы данных в Эксель пошагово. Рассмотрим этот процесс на примере создания БД постоянной клиентуры. Допустим, у определенной фирмы появилось много покупателей, закупающих продукт на постоянных условиях. И перед фирмой встает задача регулярного мониторинга сроков, оперативного поиска контактных данных и т. п. Создание БД в этом случае происходит так:
- Создаются заголовки столбиков.
- Вводятся непосредственные сведения о клиентах. При этом важно соблюдать единый формат каждого столбика. Например, в одном столбце только цифры и т. д.
- Переходим на вкладыш «Данные». После этого пользователь сможет воспользоваться БД.
- Создаваемой базе присваивается название и определяется диапазон ее действия. В диапазон должны войти все табличный ячейки с информацией о клиентах.
Формат табличных ячеек в БД
Создание базы данных в Эксель должно происходить с соблюдением всех технических тонкостей, иначе таблица будет работать некорректно. Если БД в Экселе содержит, например, денежные обозначения, пользователю следует заранее задать соответствующим ячейкам числовой формат. Количество знаков для округления выбирается по его личному усмотрению.
Это касается и случаев, если в ячейках содержится дата. Тогда пользователю нужно задать диапазону формат для такого содержимого.
Правильно заданный формат гарантирует корректную и безошибочную работу БД. В Экселе есть специальный контекстный вкладыш – «Формат ячеек». С его помощью и происходит форматирование содержимого в БД.
Еще один важный момент – это подписание всех рабочих книг с БД. Если не делать этого, возникнет путаница. Эксель может «перепутать» заголовки и непосредственное содержание БД. Поэтому все подписи прописываются курсивным шрифтом (либо полужирным).
Эксель работа с базой данных: тонкости и главные правила
При работе с экселевской БД существуют свои тонкости и правила, облегчающие весь процесс:
- Самая первая строчка БД в обязательном порядке должна включать заголовки столбиков.
- Строки, следующие после первой, обязательно должны быть заполнены данными (или, по крайней мере, иметь минимум одну заполненную содержимым ячейку).
- В пределах создаваемой БД не стоит активировать инструмент «Объединение ячейки».
- Один столбик – один четкий формат. Недопустимо, чтобы столбец сразу включал в себя и текстовое, и числовое содержимое.
- Табличные ячейки, расположенные вокруг БД, должны пустовать.
- У диапазона БД обязательно должно быть наименование.
Также, как мы заметили немного выше, каждое имя поля должно отличаться по оформлению: иметь другой формат или шрифт.
Где и как пройти обучение в Экселе
Оперирование БД в Экселе – это не только поиск нужной информации, но и предварительная работа по созданию этой базы. Пользователям, незнакомым с программой, этот процесс может показаться трудным.
Как упростить и ускорить работу в Excel и Google Таблицах и, в частности, научиться тонкостям создания и заполнения БД, можно узнать при прохождении дистанционных обучающих курсов. Освоив тонкости Excel, можно перейти даже на удаленную работу. Большинство компаний заинтересовано в постоянных внештатных сотрудниках.
Во время обучения каждый обучающийся наглядно изучит база данных Эксель примеры, поймет алгоритм ее создания и научится быстро форматировать и обрабатывать цифровую информацию в готовой базе.
Обучающиеся, успешно прошедшие дистанционный курс, значительно повысят свои практические навыки. Это, в свою очередь, увеличивает вашу ценность как специалиста. В конце модульного курса все ученики получают действующий диплом или сертификат.