Курс Электронное актирование в ЕИС в сфере закупок
Создание и обмен документами по результатам выполнения контракта называется актированием. До недавнего времени процесс проводили очно, передавая противоположной стороне пакет документов лично в руки в бумажном варианте. Электронное актирование с 01.01.2022 осуществляется через ЕИС. Каждая из сторон имеет возможность и необходимые инструменты для осуществления данного процесса онлайн и формирования документов, подтверждающих, что приемка прошла и контракт выполнили в полном объеме.
Электронное актирование в ЕИС предусматривает подпись о приемке услуг и товаров с помощью ЭЦП. Такой вариант взаимодействия заказчиков и подрядчиков позволяет экономить время, сделать документооборот оптимальным, оплату быстрой, а процедуру закупок более прозрачной. На торговых площадках, существующий функционал направлен на то, чтобы приемка работ заказчиком была удобной и надежной.
Электронное актирование: на что нужно обратить внимание
Приемка работ услуг и товаров – обязательный этап тендеров. Необходимо обратить внимание на несколько нюансов:
- Электронное актирование по 44 ФЗ должно быть прописано в контракте.
- При работе с единственным поставщиком приемка товаров работ услуг не требует цифровой формы подписания.
- Заказчик вносит информацию в контракт, а акт о приемке формирует поставщик.
- Подпись о приемке может поставить не только руководитель, но и специалисты, имеющие ЭЦП, полномочия и право доступа в ЕИС.
- В сфере строительства для облегчения процесса актирования в ЕИС есть сервис, имеющий выход на внешние ресурсы с программами бухгалтерского учета и составления смет.
- Дата окончательной приемки совпадает по времени с подписанием электронного документа уполномоченными лицами.
- В ЕИС приемка товара и оформление акта содержит возможность указать информацию о неустойке и даже наложении штрафных действий за игнорирование условий контракта.
Актирование: задачи и цели
Оптимизация закупочного процесса - одна из главных задач, для решения которой стало обязательным электронное актирование 2022 год 44 ФЗ. Новшество позволяет упростить работу поставщиков, заказчиков и государственных органов контроля. Процесс согласования и приемки упрощается, сокращается по времени и количеству документов, необходимых для подписания. Электронное актирование 44 ФЗ содействует уменьшению трат времени на согласование, оплату, снижению риска ошибок технического характера, обеспечению полного соответствия информации в контракте и сопутствующих документах. После подписания актов приемки сведения остаются в ЕИС, что позволяет накапливать данные и формировать статистические отчеты.
Подготовка к подписанию
Чтобы электронное актирование в сфере закупок не сопровождалось непредвиденными трудностями, необходимо подготовиться к процессу. У ответственного лица должна появиться возможность получить доступ для просмотра и подписания документов и иметься доверенность. После активации исполнитель закупок получает доступ к контрактам. В личном кабинете выполняют настройки в разделе «Администрирование». Открывают вкладку «Исполнение контрактов» и выбирают тот, что находится в промежуточной стадии и формируют необходимую документацию:
- Электронный акт – в него внесены сведения о закупке и результатах приемки.
- Счет-фактура – необходим для расчета налога.
- Оба документа.
Документ о приемке включает общую информацию, сведения о поставщике и заказчике, о выполненных работах или товаре, факте их передачи, ответственных за ведение торгов, дополнительную информацию. После заполнения его подписывают ЭЦП и отправляют на рассмотрение заказчику.
Статусы акта
Приемка товара по 44 ФЗ сопровождается постепенным изменением статуса документа в ЕИС. Внешне это выглядит как разная его индикация. Начальной стадии проекта соответствует серый цвет. В этот момент поставщик только начинает формировать документ. Следующий этап – рассмотрение, ему соответствует желтый цвет. Красный появляется в том случае, если заказчик не подписывает приемку по причине каких-либо нарушений или несоблюдении условий контракта. Документ подписан, если статус приобрел зеленый цвет.
Постановка подписи в ЕИС заказчиком обозначает завершение приемки. После того, как обязательное электронное актирование закончено, информация в течение часа переносится в реестр контрактов.
Как действовать, если у заказчика есть претензии
Электронное актирование в ЕИС в сфере закупок не всегда заканчивается подписанием итогового документа, заказчик может отказаться это сделать. Решить проблему можно несколькими способами – учесть замечания, исправить их и поставить услуги с четким соблюдением условий контракта. При этом придется отправить новый акт через ЕИС. Если исполнитель не согласен с выдвинутыми против него претензиями, он может обжаловать данные действия противоположной стороны. Если товар принят, но частично, следует сформировать корректировочный документ и подписать его. В ближайшем будущем разработают функционал для ЕИС закупки электронное актирование с проблемным подписанием, появится возможность урегулирования в предварительном режиме.
Электронное актирование: как сделать его более эффективным
Новый формат приемки работ, товаров и услуг в ЕИС требует специальных знаний, ориентации в нормативных документах и четкого выполнения инструкций. Среди тех, кто может пройти качественное обучение по электронному актированию заказчик и поставщик, заключающие контракт по результату любых торгов, включая закрытые.
В образовательном центре «Effecom» один из онлайн курсов освещает электронное актирование обучение дистанционное, в удобное для слушателя время, продолжительность – 14 дней. Пройдя курсы организация приемки товаров работ услуг в новой форме, специалисты по закупкам узнают, как снизить риск ошибок, оптимизировать процесс, без проблем внедрить актирование в свою работу.