Впервые термин ЭЦП (электронная цифровая подпись) был введен в РФ в 2002 году. Вначале аналог рукописной подписи использовался для заверения сделок гражданско-правового характера, при оказании услуг и осуществлении функций государственными муниципальными органами. Позже появились новые ЭЦП, в том числе и электронная подпись для торгов. Сегодня без нее невозможно зарегистрироваться на торговой площадке, подать и разместить необходимые сведения, заключить контракты. ЭЦП, поставленная в документе, заверяет и фиксирует информацию и подтверждает, что изменить ее нельзя. Цифровая подпись уравнивает значение оригинала в бумажной форме и электронный документ.
Как выглядит электронная подпись
Информация в закодированном файле, которой заверяют другие данные, и есть электронная цифровая подпись. Это делают для того, чтобы с помощью ЭЦП идентифицировать ее владельца и тем самым ответить на вопросы: кто, когда подписал документ и имел ли он право на это. Тем самым она защищает информацию и фиксирует содержание после подписания. Если распечатать документ с ЭЦП, она может быть не видна либо выглядеть в виде набора символов или штампа.
Некоторые виды ЭЦП позволяют выявить внесение изменений уже после того, как документ успели подписать. Сделать подпись можно только при наличии сертификата, содержащего информацию о том, в какой области он применяется, о владельце и выдавшей организации. Сертификат действует в течение года, но бывают случаи, когда срок электронной подписи составляет 15, 6 или 3 месяца.
Виды электронной подписи для закупок
В зависимости от цели используют три вида ЭП:
- ПЭП (простая электронная подпись) – подлинность документа подтверждают с помощью логина, пароля и кода, получаемого через смс. Не гарантирует отсутствие изменений после подписания и значимость с юридической точки зрения. Работает электронная подпись через госуслуги, при проведении банковских транзакций, идентификации на интернет-ресурсах.
- НЭП (неквалифицированная электронная подпись) – усилена с помощью криптошифрования, подделать ее или внести изменения в документ крайне сложно. Применяют для агентских отчетов, договоров и контрактов (использование возможно после подписания соглашения о доверии).
- КЭП (квалифицированная цифровая подпись) – надежная и защищенная, получить ее можно в сертифицированных организациях.
Электронная подпись закупок должна относиться к третьему виду (КЭП). Данное правило прописано в 44 Федеральном Законе.
Нужна ли электронная подпись для закупок
Торги проводят в Интернете, поэтому электронная подпись организации (и поставщикам, и заказчикам) необходима. Без нее участие в торгах невозможно. Сертификаты оформляют в Федеральном казначействе, ФНС и ее доверенных центрах.
ЭЦП понадобится для регистрации в ЕИС и создания личного кабинета, формирования и отправки заявки на участие в тендере, выдвижения ценового предложения аукциона, подписания контракта.
Для любой из восьми Федеральных площадок КЭП применяют для закупок по 44 ФЗ, капремонтам и Гособоронзаказу.
Электронная подпись договора торгов, проведенных по 223 ФЗ на специализированных торговых площадках, осуществляется с помощью квалифицированной ЦП, но на некоторых из них от участников требуют установить расширение. Его заказывают одновременно с сертификатом или добавляют позже.
Как и где получить электронную подпись
Для оформления ЭП необходим пакет документов, куда входят:
- Заявление — его можно заполнить по форме или на Госуслугах.
- Устав организации (копия).
- Для ИП паспорт и СНИЛС.
- Выписки из ЕГРИП и ЕГРЮЛ.
Если подпись получает представитель организации, нужен паспорт и доверенность на него. Чтобы оформить ЭЦП, нужно подать заявление, оформить пакет документов, оплатить представленный счет, получить сертификат. ЭЦП запишут на токен, устройство в виде флеш-памяти USB. Оно содержит информацию, защищенную паролем. С момента оплаты и получения токена сертификат активирован и начинает действовать.
Как подписать документ
Прежде чем поставить ЭП под документом, необходимо убедиться, что все внесенные в него сведения верные и данная версия является окончательной. При изменении сведений подпись окажется недействительной. Далее переходят во вкладку «Файл» и добавляют ЭП. Проверяют сертификат в окне «Подписание», при необходимости выбирают другой с помощью «Изменить», указывают цель и нажимают на вкладку «Подписать».
Иногда необходимо подтвердить ЭЦП на подлинность. Возможна проверка электронной подписи онлайн. Для этого существуют специальные сервисы. Это можно сделать на сайте «Контур Крипто», «Госуслуги», портале «КриптоПро».
Как восстановить электронную подпись
Бывает, что ЭЦП случайно удаляют. Если проверка электронной подписи для закупок показала, что она не действует или «флешка» потеряна, восстановить ее нельзя, нужно получать новую.
ЭЦП состоит из сертификата с личными данными, ключей и носителя. При удалении файлов они исчезают из компьютера. Восстановить ключи можно только при наличии копий.
Если потерян целиком токен, можно считать, что ЭЦП потеряна, восстановить прежнюю невозможно, нужно заказывать и выпускать новую. При подозрении на утерю сертификата его отзывают и блокируют. Для этого подают заявление на признание недействительной ЭП, указав ее серийный номер. Далее оформляют заявление на получение новой и действуют по прежней схеме.
Торги без проблем
Без электронного цифрового сертификата участвовать в торгах невозможно. Для оформления и получения следует правильно сформировать пакет документов. Чтобы действовать безошибочно не только на этапе подготовки к закупкам, но и в момент проведения торгов, заключения контракта, рекомендуется изучить специальный курс Грамотное управление закупками без штрафов и стрессов, содержащий практические занятия, цель которых – отработка умений, необходимых для успешной работы на торговых площадках. Знания нужно совершенствовать, поскольку правила получения электронной подписи ежегодно меняются и необходимо быть в курсе этих изменений.