Разработка любой документации, так или иначе связанной с деятельностью компании, строго регламентируется на законодательном уровне. С введением новых госстандартов видоизменились правила по составлению и оформлению стандартных кадровых документов. Среди них находятся и приказы. Стандарт также уточняет тонкости согласования кадровой документации, нюансы, связанные с электронным документооборотом. Обновленные общие требования к оформлению приказов коснулись практически всех его разновидностей.
Типы кадровых приказов
Приказ представляет собой документ распорядительного характера. В делопроизводстве выделено два их вида:
- Приказы непосредственно по кадрам. Это как организационная документация (найм, увольнение, перевод и пр.), так и зарплатная, регламентирующая, дисциплинарная.
- Приказы, связанные с основной деятельностью фирмы. Они, в свою очередь, включают в себя административные, хозяйственные документы. Кроме того, к приказам по ОД относятся отчетные и надзорные бумаги.
Обе категории документов следует хранить по отдельности. Отличается и период их хранения. Он может составить 5 и более лет.
В каждой компании количество используемых приказов может отличаться – это зависит от направления ее работы, от масштабов деятельности. Чтобы оформить приказ по основной деятельности, кадровику необходимо внимательно ознакомиться с новыми требованиями. Изменения претерпело и оформление приказа руководителя.
Оформление приказов организации: состав реквизитов
Несмотря на нововведения, неизменными остались требования к оформлению приказа, касающиеся состава реквизитов. Так, любой внутриорганизационный документ в обязательном порядке должен иметь герб (либо РФ, либо конкретного субъекта), название фирмы, являющейся составителем, календарную дату и уникальный регномер.
Кроме того, оформление приказа форма обязательно содержит основной заголовок и непосредственно само текстовое содержимое. В самом низу составитель проставляет собственную подпись.
К реквизитам, которые не являются обязательными для проставления, относится виза и несколько видов отметок (об исполняющем лице, о контроле, о передаче в дело в т. д.).
Поскольку приказ – это внутриорганизационный тип документа, фирменная печать на нем практически не ставится. Исключением могут стать ситуации, когда приказ нужно передать банковскому учреждению.
Как правильно оформить приказ кадровику
Оформление приказа по ГОСТУ с обновленными требованиями имеет следующие особенности:
- Ряд реквизитов (среди которых – основной заголовок, наименование адресата и пр.) может прописываться полужирным начертанием. Также допустимо выделять подобным шрифтом нужные фрагменты текстового содержимого.
- Поля приказов составляют по 20 мм для левого и верхнего, по 10 мм – для правого и нижнего. Если оформляемый специалистом документ будет находиться на хранении больше десяти лет, протяженность левого поля увеличивается до 30 мм.
- Порядок оформления приказов также предъявляет требования к бумаге: она должна быть либо белоснежно-белой, либо иметь иной светлый тон. Само текстовое содержимое всегда наносится черными чернилами. Если же распорядительный документ составляется в электронном формате, его следует заблаговременно защитить от недозволенного внесения корректировок.
Оформление документа приказа
На работу
Само оформление приказа о приеме производится специалистом-кадровиком. Такой приказ оформляется по стандартизированной форме «Т-1». Документ обязательно должен содержать информацию о самом устраиваемом работнике, о структурном отделении, о должности. В нем прописывается и дата начала работы.
На отпуск
Для приказов, оформляемых в связи с отпуском, предназначена форма «Т-6». Очень важно указывать в документе временной период освобождения сотрудника от работы. Отпуск может быть не только ежегодным, но и внеплановым.
На командировку
Командировочные приказы составляются с помощью стандартизированной формы «Т-9». В таком документе обязательно прописывается точный адрес места, в которое поедет командированный, период его нахождения там.
На увольнение
Единой формой для составления увольнительных приказов является «Т-8». В документе указывается информация о сотруднике и о работодателе.
Сроки оформления приказов
Существующий регламент оформления приказов устанавливает и несколько требований, касающихся сроков их составления. В первую очередь это касается документов о приеме на должность. Так, срок окончательного издания трудового приказа не может предшествовать непосредственному началу работы сотрудника. Приказ предоставляется работающему в последующие три дня после начала исполнения трудовых обязанностей. Одним словом, распорядительный документ вступает в полную силу только после того, как сотрудник фактически начнет трудиться.
Аналогично поступают и с увольнительными приказами. Они издаются после того, как прекращены трудовые отношения с сотрудником. Однако допустимо и досрочное издание увольнительного приказа. В таком случае у сотрудника практически не будет возможности отозвать поданное им заявление.
Как упростить оформление стандартных документов
Государственные стандарты могут измениться совершенно неожиданно. Буквально каждый год в существующие регламенты вносятся корректировки, различные дополнения. Именно поэтому регулярное кадровое делопроизводство обучение необходимо даже опытным специалистам. Систематичное повышение имеющейся квалификации позволит быстрее адаптироваться к изменениям, досконально понять их сущность.
Для облегчения этой адаптации и разработан удобный портал для кадровика-практика и HR-специалиста. Использование ресурса значительно упростит оформление типичных внутриорганизационных приказов. Портал содержит не только обучающие видеоматериалы и статьи, но и готовые формы кадровых документов.