Вне зависимости от уровня закупок (государственные или муниципальные), на подготовку к ним уходит много сил, поэтому проигранный контракт для любого поставщика — зря потраченное время. Чтобы получить желаемый результат, необходима более тщательная подготовительная работа, центральным пунктом которой является анализ закупок товаров и услуг. Поставщику нужна информация о целесообразности участия в конкурсе, предполагаемом объеме прибыли, уровне конкуренции в конкретной сфере, добросовестности заказчиков. Изучение всех этих вопросов приводит к отсеиванию тех заявок, шансы на победу в которых минимальны и повысить результативность на тех торгах, где велика вероятность успеха. Для удобства анализ рынка закупка, ценовые показатели, методы эффективности исследуют и анализируют с помощью специальных сервисов и программ.
Что дает анализ участнику закупок
При получении аналитических материалов о закупках необходимо исследовать завершенные, текущие и планируемые торги. Собранная информация способствует грамотной разработке тактики, получению знаний о наиболее востребованной продукции, определению тендера с максимально подходящими параметрами по сфере деятельности, региону расположения заказчика, цене. Анализ в сфере закупок – инструмент для определения общего числа участников, круга основных конкурентов, их условий, наличия постоянных поставщиков, ценовых показателей и конечного результата (победитель, цена контракта). Анализ поставщиков товаров и услуг позволяет определить наиболее сильных конкурентов и тех, кто действует нестандартно или даже нечестно, искусственно занижает цену или применяет способы, требующие официального обращения в ФАС.
Анализ цен
И для крупных поставщиков, и для владельцев небольшого бизнеса важно проводить анализ цены закупок для того, чтобы определить свою конкурентность. Данный показатель позволяет выбрать диапазон, который окажется привлекательным для заказчиков и увеличит вероятность заключения контракта. Следует обратить внимание на такие характеристики как минимальная, средняя, медианная и оптимальная цена. Сравнительный анализ цен конкурентов дает ряд возможностей:
- Определить степень насыщенности рынка конкретными товарами.
- Планировать собственную политику ассортимента и услуг.
- Выбрать самую оптимальную систему расценок для роста бизнеса.
- Узнать лидеров среди конкурирующих организаций.
Для заказчика этап анализа цен сводится к сравнению предложений поставщиков. После их изучения формируют начальную максимальную цену и объявляют о тендере. Далее проводят мониторинг предложений на основе заявок поставщиков.
Методы анализа закупок
Оценив работу службы закупок, можно выявить, эффективны ли применяемые методы. Обращают внимание на степень выполнения плана тендеров, объем сэкономленных средств, затраты общие и на каждый рубль. На основании данной информации делают вывод о результативности работы соответствующих отделов и работников, выявляют проблемы и ошибки, применяют методы, с помощью которых можно управлять тендерами:
- Увеличение объема закупок – оценивают рыночный спрос и сезонные колебания цены в течение года.
- Уменьшение продаж – мониторят сбыт непопулярной продукции и делают вывод об уменьшении плана выпуска товара.
- Прямого расчета – вычисляют средние значения без учета изменений спроса.
Анализ процесса проведения тендеров
Для дальнейшего планирования закупок необходимо ежедневно проводить мониторинг рынка поставщиков товаров и услуг. Анализ процесса закупки позволяет получить сведения о требующейся на рынке продукции, ее качестве, изменениях в цене. Среди исследуемых показателей объем и стоимость поставок и их распределение по кодам ОКПД, рейтинги фирм и цены от компаний, количество закупок в зависимости от региона, источники финансирования.
Анализ закупок можно получить автоматически на специальных аналитических системах (системах-агрегаторах). После обработки и изучения данных в разных разрезах, информация приводится к единому формату, создается отчет. Итоговый документ включает графики, таблицы, тенденции.
Анализ закупок на предприятии
Повысить закупочную деятельность можно с помощью способов оценки поставщика. В список входит изучение рейтинга, затрат, предпочтительных для рынка категорий продукции.
Анализ закупок на предприятии предполагает учет нескольких характеристик: системности в подходе к управлению, постановки долгосрочных целей, контроля и анализа эффективности процесса, финансовых результатов по итогам заключенных контрактов, возможности снижения затрат на логистику, четкого ведения учета всех сделок.
При организации закупок на предприятии решают несколько задач:
- Приобретают только необходимую продукцию по минимальной цене и в необходимом количестве.
- Регулярно ищут достойных поставщиков.
- Укрепляют уже сложившиеся связи с надежными исполнителями.
- Ведут обучение работников для организации тендеров.
Как правильно сделать анализ
Государственные заказчики приобретают для своих нужд работы, товары, услуги на федеральных торговых площадках. Чтобы в процессе состязаний поставщиков был заключен взаимовыгодный контракт, необходимо постоянно анализировать рынок, предложения и условия. При отсутствии опыта осуществление цели довольно проблематично. Гарантированный результат возможен после обращения за консультацией к специалистам. Необходимые знания получают в образовательных центрах. Пример такой организации – «Effecom», где можно закончить курсы по закупкам в Москве дистанционно, научиться не только готовить документы для тендера, но и анализировать сам процесс. Обучающимся предложат образовательный модуль, в ходе которого научат пользоваться ЕИС, познакомят с методами мониторинга и анализа всей информации.