На этапе приемки заказа происходит электронный обмен документами, которые контрагенты отправляют друг другу. Такое действие называют электронным актированием. На данную форму подписания с января 2022 года перешли все участники торгов. Исполнитель контракта должен быть зарегистрирован в госзакупках, чтобы электронная приемка документов в ЕИС и связь с заказчиком была быстрой, постоянной и надежной.
ЕИС представляет собой огромную базу данных, где собрана информация об участниках торгов, недобросовестных поставщиках, графики закупок, банковские гарантии и другие сведения. Сюда же поступает документ о приемке в ЕИС поставщик формирует его, при необходимости редактирует и посылает заказчику. К процессу следует относиться внимательно и ответственно, так как внесение изменений или удаление документа требует дополнительного времени для оформления.
Необходимые условия для работы в ЕИС
Работа на электронных ресурсах торговых площадок от поиска наиболее выгодного заказчика или поставщика до момента, когда необходимо произвести подписание документов о приемке в ЕИС невозможны без выполнения ряда действий и условий:
- Регистрации участников в Едином реестре.
- Создания личного кабинета.
- Контроля за соответствием законодательным нормам полномочий специалистов, ставящих подписи под итоговыми документами.
- Настройки аккаунта с целью получения доступа к формированию, подписанию, корректировке и удалению актов о приемке.
- Возможности самостоятельно выбирать документы приемки в ЕИС по 44 ФЗ для конкретного вида закупки и в зависимости от формы организации предприятия.
Как в ЕИС сформировать документ о приемке
Подписанный уполномоченными лицами документ о приемке товара в ЕИС, должен подтверждать свершение факта оказания услуги, приемки, доставки продукции или выполнения работ без транспортировки либо с ней, а также с привлечением сторонних лиц для доставки.
Как только подрядчик завершает выполнение контракта, он должен войти в аккаунт и заполнить документ о приемке в ЕИС 2022, создает его первичный вариант, указывает необходимые сведения в имеющемся на сайте шаблоне. Часть информации загружается в автоматическом режиме, что сокращает время на формирование акта. При необходимости (особенно в сфере строительства, ремонта) прикрепляют дополнительную документацию. Она должна соответствовать акту о приемке и не вступать с указанной в нем информацией в противоречие. После указанных действий документ должен подписываться с помощью электронного сертификата и быть отправлен заказчику.
Форма документа о приемке в ЕИС
Уполномоченный пользователь ЕИС со стороны подрядчика должен сформировать документ, содержащий информацию о выполнении контракта. Имеется три возможности: создать акт передачи и счет-фактуру или каждый из них отдельно. Созданный в ЕИС документ о приемке в электронной форме состоит из нескольких разделов и содержит сведения:
- Общая информация – название организации, дата создания документа и другие.
- Контрагенты – ИНН, КПП, другие реквизиты сторон договора.
- Услуги, товары, работы – коды, цены на предоставляемую продукцию, единицы ее измерения.
- Факт отгрузки – личные данные и должность работника, передающего товар, реквизиты накладной и документа об отгрузке.
- Подписанты – ФИО и должности тех, кто осуществляет электронное подписание документов о приемке в ЕИС.
Как исправить документ о приемке в ЕИС
Пока итоговый акт не подписан, его можно редактировать. Вносить изменения после не представляется возможным. В таком случае требуется документы о приемке в ЕИС особой формы – документа-исправления.
Исправить закрывающий акт можно на стадии проекта, подписания или в результате ошибки доставки. Для этого необходимо выбрать вкладку «Открыть на редактирование», исправить ошибки, подписать и отправить заказчику.
Для форматирования документа-исправления создают новый акт с помощью функции «Создать исправление». Система формирует копию, которую можно редактировать (изменить вид, номер, цену товара, налоговую составляющую и др.). Менять состав услуг, работ и товаров доступно только при помощи корректировочного документа. Основание для его формирования и размещения – частичный прием заказанного товара или изменение стоимости продукции.
Как удалить документ о приемке в ЕИС
Удалить итоговый акт о приемке или корректировочный акт с внесенными исправлениями можно до тех пор, пока его не подписали и не разместили в ЕИС. Отмена возможна только когда закрывающие документы находятся в фазе проекта. В этот момент нужно войти в контекстное меню, выбрать вкладку «Удалить». После подписания акт получает юридическую силу, он подтвержден усиленной цифровой подписью, поэтому удаление его невозможно.
Тонкости процесса оформления документов о приемке можно досконально изучить на специальных курсах Электронное актирование в ЕИС в сфере закупок, где будут рассмотрены требования к процессу, его функционалу, последовательность действий и другие аспекты.
Как подписать итоговый документ без проблем
Быстро научиться электронному актированию помогут профессионалы, у которых имеется практический опыт. Перенять его и получить необходимые навыки помогают курсы приемки товара. Их организуют образовательные центры. Разработанные программы направлены на получение личного опыта, разъяснение изменений, вносимых в закон, разбор ошибок и недочетов. Курсы организация приемки товаров работ услуг для новичков дают алгоритм действий, обеспечивают повышение квалификации работника. Полезны они для поставщиков, которые должны уметь разрабатывать гарантийные обязательства, безошибочно формировать документы. «Effecom» дает данную возможность своим слушателям и создает прекрасные условия для обучения.