С начала 2022 года в ЕИС приемка товара в цифровой форме стала обязательной по всем видам контрактов. Поставщики должны отправить контрагентам электронные документы о приемке. Порядок работы значительно отличается от обмена бумажными актами. Чтобы правильно оформить заключительный этап закупки и не допустить нарушения условий договора, следует отработать данный механизм в тестовом режиме. Самый удобный способ – записаться на курсы по теме Электронное актирование в ЕИС в сфере закупок. Его преподают дистанционно, в программу включено несколько важных тем и вопросов для изучения – пошаговое ведение торгов, способы получения цифрового сертификата, порядок приемки товара по 44 ФЗ, алгоритм подачи документов и их подписания.
Где в ЕИС электронная приемка товара для поставщика: документы, алгоритм процесса
Цифровое актирование совершают по конкретному плану. Для исполнителя инструкция о порядке приемки товара выглядит так:
- Подрядчик получает доступ в личный кабинет и настраивает функцию просмотра договоров и формирования закрывающих документов.
- Во вкладке «Исполнение» выбирают нужный этап договора.
- Создают первичный заключительный документ по имеющейся форме.
- Прикладывают к нему сканы дополнительных документов.
- Подписывают акт цифровым сертификатом и отправляют контрагенту.
- Поставляют работы, услуги или товары.
Главный документ о приемке товара в ЕИС – итоговый акт. Подрядчик присылает его заказчику для утверждения в одном пакете со счетом-фактурой, если относится к плательщикам НДС.
Порядок приемки товара работ услуг
О том, как должен выглядеть товар и в какой комплектации его поставляет исполнитель, указано в договоре. В большинстве случаев стороны руководствуются правовым кодексом и инструкциями. При возникновении споров используют нормативные документы, регулирующие порядок приемки товаров. Поставка сопровождается пакетом документов, куда кроме договора входят счет, путевой лист, накладная и калькуляция.
Принимать товар начинают с осмотра целостности и качества упаковки. Затем проверяют количество и сверяют с договором. Определяют степень непригодности продукции, место для выборки, правильность оформления документов и договариваются о том, как долго и где хранить бракованный товар.
Приемка товара с оценкой его качества и количества
В ходе поставки продукции могут быть доставлены товары низкого качества, с дефектами или не соответствующие заявленным характеристикам. Чтобы избежать этого, применяют специальный порядок приемки товара по количеству и качеству. С его помощью решают основные задачи:
- Выявляют бракованную продукцию.
- Проверяют комплектность на возможную недостачу или излишки.
- Определяют виновного и возможные последствия от найденных недостатков.
Заказчик занимается осмотром и изучением продукции, основываясь на правила и порядок приемки товаров, заключенный договор, после чего сообщает подрядчику о результатах обследования. В договоре указана полная информация о продукции, включая ее наименование, количество, место поставки, заявленные характеристики и дату отгрузки. Указаны взаимные права, взятые сторонами обязательства, пути разрешения возникающих споров, способ оплаты.
Порядок приемки товара работ регулируют отраслевые инструкции П-6 (количество) и П-7 (качество).
Как подписать приемку товара в ЕИС
Электронная приемка товара в ЕИС для заказчика любой формы организации состоит из нескольких этапов:
- Предоставить сотруднику, занимающемуся закупками, доступ в ЕИС с помощью сертификата для проведения администрирования.
- Дать контрагенту доступ к электронному актированию.
- Получить акт в цифровой форме от поставщика.
- Проверить полученный УПД.
- Заполнить форму документа о результатах проверки.
- Цифровым сертификатом уполномоченного лица подписать принятый акт.
Стоит учесть, что в апреле 2022 года Правительство внесло дополнения и изменения, согласно которым срок проведения оплаты поле того, как подписана приемка товара в ЕИС 44 ФЗ до 7 дней.
Сроки приемки товаров в ЕИС
После вступления в силу новых правил приемка продукции в ЕИС начинается с ее инициирования, создания в личном кабинете учетного документа, подписания его и отправки контрагенту. Согласно нормативам, к получателю он должен поступить в течение часа. На рассмотрение заказчику отводится до 20 дней. В этот период проходит фактическая приемка товаров и услуг. Законом предусмотрены максимальные сроки для доставки груза в зависимости от его типа и места расположения:
- в пределах одного города – до 10 дней;
- продукты с коротким сроком хранения – не более одних суток (24 ч).
Исключение составляют сроки доставки в труднодоступные с точки зрения климатических и логистических условий регионы:
- до двух месяцев для хозяйственных товаров;
- 40 дней для пищевых продуктов.
Как провести приемку по правилам
Для успешного завершения контракта необходимо уделить максимальное внимание фактической приемке товара. Согласно инструкции, проверяющий должен сверить реквизиты подрядчика, провести инспекцию цен, осмотреть продукцию, проверить маркировку, соблюдение требований к перевозке, визуально осмотреть товар. Далее переходят к подписанию электронных документов.
Курсы приемки товара позволяют отработать данные навыки и получить необходимый алгоритм для работы в ЕИС. В центре «Effecom» открыт набор для обучения в режиме онлайн. Каждому слушателю предоставляют удобный график и схему занятий без отрыва от работы. Обучение предназначено как для желающих освоить новую профессию, так и для специалистов, стремящихся повысить профессиональные компетенции. Курсы организация приемки товаров работ услуг востребованы занимающимися закупками и имеющими доступ к подписанию закрывающих документов. Теоретические знания и практика в ходе изучения позволяют немедленно внедрить их в работу.