При заключении контрактов в ЕИС электронное актирование 44 ФЗ 2002 носит обязательный характер по закупочным процедурам разных форм. Суть состоит в том, что готовый документ после исполнения контракта формируют в электронной форме, подписывают с помощью цифрового сертификата и обмениваются с участником тендера онлайн.
Обязательное электронное актирование внедрено в ЕИС и широко применяется, хотя вопросов по его использованию возникает довольно много. Расширить компетенции в данной области способно помочь обучение по электронному актированию, заказчик и исполнитель при этом могут проходить курс без отрыва от основной работы и в удобном для себя формате.
Что такое электронное актирование
Закупочный процесс завершается подписанием приемки или отказом в этом действии, если у заказчика есть вопросы к подрядчику. Электронное актирование 2022 год 44 ФЗ переводит данный процесс в цифровую форму. Итоговые документы формируют в ЕИС, подписывают с помощью сертификата и отправляют противоположной стороне. Новшество удобно для заказчиков, исполнителей и органов, на которых лежит функция контроля. С помощью применения электронного актирования растет эффективность и прозрачность закупок, согласование всех вопросов и оплата проходит оперативно и без проблем. При любом виде закупки электронное актирование способствует оптимизации процесса — сокращению количества бумажных документов, падению уровня риска возникновения технических ошибок, упрощению сбора данных и быстрому формированию статистических отчетов.
Для кого электронная приемка обязательна
По 44 ФЗ электронное актирование с 01.01 2022 стало обязательным — создание и подписание закрывающих актов проходит по утвержденной форме в цифровом виде. Это касается контрактов проведенных в рамках всех видов торгов, за исключением процедур закрытого типа для силовых структур. Их перечень утвердило Правительство (44 ФЗ ст.24 ч.11 п.5). Необязательно электронное актирование в ЕИС для поставщика при малых закупках.
В обязанности заказчика входит указание включить в контракт условие о электронном порядке приемки. В этом случае подрядчик не имеет права отказаться от данного способа обмена итоговыми документами.
В полном объеме пункт закона о цифровой приемке стартовал в 2022 году, но и до этого заказчики имели право и возможность подписывать контракты этим способом.
Инструкция для подрядчика
Электронное актирование для поставщика требует соблюдения определенного порядка действий:
- Шаг 1 – настроить в личном кабинете опцию просмотра договоров и создания актов о приемке.
- Шаг 2 – подготовить доверенность.
- Шаг 3 – выбрать нужный этап договора во вкладке «Исполнение».
- Шаг 4 – открыть форму и внести в нее все недостающие сведения.
- Шаг 5 – цифровым сертификатом подписать документацию и отправить в электронном виде заказчику (проверка ЕИС проходит автоматически).
- Шаг 6 – подрядчик поставляет заявленные товары, работы или услуги.
На этом этапе окончательное завершение закупки зависит от заказчика, который может подписать пакет документов или отказаться, предъявив поставщику определенные мотивированные требования. При развитии событий по второму варианту поставка проводится повторно. Если согласие не достигнуто, подрядчик вправе обжаловать действия противоположной стороны.
Инструкция для заказчика
Этап приемки особенно важен для заказчиков. Необходимо провести сверку фактически поставленных товаров или предоставленных услуг с актом. Электронное актирование для заказчика пошагово должно выглядеть так:
- Шаг 1 – осмотр и проверка поставленной продукции.
- Шаг 2 – проведение мероприятий по экспертизе.
- Шаг 3 – получение в личный кабинет документа о приемке от поставщика.
- Шаг 4 – корректировка титула документа.
- Шаг 5 – запрос из ГИС выписки по контракту.
- Шаг 6 – рассмотрение документов о приемке.
- Шаг 7 – формирование извещения и подтверждение факта приемки.
- Шаг 8 – подписание акта и его отправка контрагенту.
- Шаг 9 – оплата.
- Шаг 10 – внесение сведений в электронный реестр (автоматически).
Можно пройти специальные курсы организация приемки товаров работ услуг для более детального подхода к процессу завершения закупки.
Документы электронного актирования в ЕИС
В немалый объем знаний о том, что такое электронное актирование в ЕИС 2022 входят сведения о документообороте между контрагентами на заключительном этапе приемки. Используют акты и счет-фактуру. В акт должны быть внесены общие сведения о контракте (название, реквизиты), о контрагентах, информация о характеристиках поставленного товара, услуг или выполненных работ. В акте отражают сведения о передаче предмета закупки, лице, ее осуществившем, месте поставки, условиях транспортировки. Один из важнейших пунктов – информация о подписантах, имеющих право закрыть итоговый документ.
Поможет получить необходимые навыки по теме электронное актирование обучение в одном из образовательных центров. В «Effecom» есть возможность разобраться на практике что такое электронное актирование в ЕИС в сфере закупок и успешно применить в работе еще в период прохождения курсов.
Преимущества и недостатки электронного актирования в ЕИС
К плюсам электронной приемки можно отнести:
- Сокращение объема документооборота как для исполнителей, так и для заказчиков.
- Ускоренную оплату и ее прозрачность.
- Сокращение времени на подготовку документов.
- Автоматическое формирование отчетности.
Существуют и минусы:
- Необходимо получить электронную подпись.
- Типовые контракты не годятся для использования.
- Допущенные ошибки корректировать довольно сложно.
Только практика показывает, делает ли электронное подписание контракта работу специалистов по торгам проще и удобнее, но при наличии необходимых навыков и знаний сомневаться в этом не приходится. Дополнительный толчок к развитию дают курсы приемки товара, проведения электронного актирования, оптимизации закупочного процесса.